Zoomミーティングの議事録は作成不要。録画とデータ保存先解説。

Zoom

Zoomの会議やミーティングでホストを任され会議を終わらせたのはいいけれど、後の議事録に時間を取られ自由時間が減ってしまうのは本当に嫌すぎます。

このページでは、Zoomで会議やミーティングでホストを任された場合に、録画機能(参加者も録画可)を使って議事録を作成し「ホストが楽をする」方法を解説したいと思います。

Zoomの録画機能とは

Zoomの録画機能とは、Zoomのミーティング内容をそのまま動画としてデータを残しておく機能です。

この機能を使うことにより、ミーティング中に何を話したか記録を残したり、ミーティングに参加できなかった方用の議事録を文字で起こしたりする手間が省けます。

もし文字で記録を残したい場合も、文字起こしを使えば簡単にテキストベースの議事録を作れますよ。

それではまず最初に、録画するデータの保存方式について解説します。

データの保存先とは次の2つの保存先がある。

ローカル記録

ローカル記録とは、録画した動画データをパソコンのHDDやSSD、外付けHDD、SD、USBメモリ等の、インターネットを介さない媒体に保存する方法です。

保存できる容量は、ご自分で使われているPCなどの容量次第です。

【ローカル記録のメリット】

無料アカウントで仕様可能。

【ローカル記録のデメリット】

録画したデータをローカルに保存する場合、エンコードもPCで実施する為すぐにPCをシャットダウンできない。

議事録として共有する場合共有のファイルサーバーに保存したり、YouTubeにアップロードするなど非常に手間がかかる。

クラウド記録

クラウド記録とは、録画した動画をインターネットを介し、Zoomのクラウド上(インターネット上)の媒体に保存する方法です。※基本的に有料会員のみの記録方法。

クラウドの保存容量は、基本「1GB」です。

ただ、この要領だと1時間~2時間で到達してしまうので、心配な方は有料で保存容量を増やすなどしたほうが良いかもしれません。

【クラウド記録のメリット】

PC、スマホ、タブレット、どこからでもアクセス、再生が可能。

ローカル保存のように、保存時にエンコードで時間がかからない。

【クラウド記録のデメリット】

有料会員しか使用できない。ストレージ(保存領域)の追加も有料。

ローカル記録クラウド記録
無料アカウント PC(開催者)
無料アカウント PC参加者◎(ホストの承認が必要)
無料アカウント タブレット(開催者)
無料アカウント タブレット参加者
無料アカウント スマホ(開催者)
無料アカウント スマホ参加者
有料アカウント PC(開催者)
有料アカウント PC参加者◎(ホストの承認が必要)
有料アカウント タブレット(開催者)
有料アカウント タブレット参加者
有料アカウント スマホ(開催者)
有料アカウント スマホ参加者

 

追加プラン(2020年8月現在)

プランストレージ追加1GB
5400円/月100 GB168円/1GB
13400/月500 GB56円/1GB
67200/月3 TB11円/1GB

企業であればクラウドを使うのも良いですが、個人でこの価格を契約する人は少ないでしょうね。

私だったら外付けHDDやUSBメモリなどを繋いで記録するか、もっと安いクラウドストレージのサービスで共有するかな・・・。

 

Zoomの録画(記録)方法

Zoomの録画(記録)方法

次は実際に録画方法を紹介します。

まず先ほどの表にもありましたが、承認なしで記録できるのは基本的にミーティングを開催したホストのみで、ホストが参加者に対し記録を許可していれば参加者も録画することができます。

PCの録画(記録)手順

① ZoomのWebサイトにアクセスしログインする。Webサイトはこちら

② 左側の「個人」→「設定」を選択

③ 画面上の「記録」タブを選択

④ 「ローカル記録」または「クラウド記録」のどちらか、または両方を必要に応じてONにする。

Zoomの録画(記録)方法

⑤ Webやアプリから、ホストとして新規ミーティングを開催する。

⑥ ミーティング画面にある「レコーディング」を選択すると、④で設定したほうの記録方式で記録が始まる。

「ローカル記録」と「クラウド記録」の両方をONにし場合、次の画像のようにどちらで記録を開始するか表示される。どちらかを選択すると記録開始。

Zoomの録画(記録)方法

⑦ 記録を終了したい場合は、画面の端に表示されている「レコーディングしています…」の右側にある□をクリックすると、停止してよいか聞かれる。

Zoomの録画(記録)方法

⑧ 以下はクラウドの場合の表示。「はい」を選択すると記録が停止する。クラウドの場合、ここでエンコード(動画として見れる状態に変換)し始めるので、エンコードが完了したらメールが届く。

Zoomの録画(記録)方法

⑨ 「ローカル記録」の場合、ミーティングから退出するとエンコード(動画として見れる状態に変換)が開始される。クライドと違い、自分のPCでエンコードし始めるので記録内容によってはかなり時間がかかる。エンコードが終わるまでPCをシャットダウンできない。

スマホの録画(記録)手順

※ スマホではローカル記録はできません。ここでの解説は、有料アカウントでミーティングを開催している(ホストである)ことが前提となります。

① ミーティング画面のツールタブから「…」を選択し、「レコーディング」を選択する。

Zoomの録画(記録)方法

② クラウド上に記録が開始される。

Zoomの録画(記録)方法

③ 停止したいときは、記録中の右にある「>」をタップすると次の表示が出るので「停止」をタップする。

Zoomの録画(記録)方法

④ 次の表示が出たら「OK」をタップすると記録が終了し、クラウドの保存先でエンコード(動画として見れる状態に変換)が開始され、終了するとメールが届く。

Zoomの録画(記録)方法

 

タブレットの録画(記録)手順

タブレットではローカル記録はできません。ここでの解説は、有料アカウントでミーティングを開催している(ホストである)ことが前提となります。

① ミーティング画面のツールタブから「…」を選択し、「クラウドにレコーディング」を選択する。

タブレットの録画(記録)手順

② クラウド上に記録が開始される。

タブレットの録画(記録)手順

③ 停止したいときは、記録中の右にある「>」をタップすると次の表示が出るので「停止」をタップする。

タブレットの録画(記録)手順

④ 次の表示が出たら「停止」をタップすると記録が終了し、クラウドの保存先でエンコード(動画として見れる状態に変換)が開始され、終了するとメールが届く。

タブレットの録画(記録)手順

 

参加者の録画(記録)手順

ミーティング参加者が録画をする場合、ホストが承認することが前提となります。

承認さえされてしまえば、あとは参加者が普通にレコーディングするだけですので、ここではホストの承認行為を解説します。

PCのホストが承認

① ホストがミーティングを開催した画面右上に、「ギャラリービュー」があるので選択する。

参加者の録画(記録)手順

② 次の画面のように参加者の画像が表示されるので(今回はホストと次郎図夢の2名)、動画撮影の許可をしたい相手の画像で右クリックし、メニューを表示される。

参加者の録画(記録)手順

③ 次の画像は②で表示されたメニューのアップです。ここで「レコーディングの許可」を選択すると、参加者が動画撮影可能となります。

参加者の録画(記録)手順

接続数が多い場合に有効な方法

接続数が多い場合に、ギャラリービューから承認するのは難しいかもしれません。その場合は、参加者一覧に表示されている名前を選択し、承認すれば間違いなく承認できます。

① 参加者一覧を開く

② 承認したい相手の名前を右クリックしメニューを表示し、「レコーディングの許可」を選択すると、参加者が動画撮影可能となります。

参加者の録画(記録)手順

スマホのホストが承認

① 参加者一覧を開く

② 承認したい相手の名前からメニューを表示し、「レコーディングの許可」を選択すると、参加者が動画撮影可能となります。

スマホのホストが承認

Zoomで録画できたら、保存データを確認

スマホのホストが承認

ローカルの記録の保存場所

ローカル記録をした場合は、初期設定であれば次のようなパスに保存されています。

PC/ドキュメント/Zoom

ローカルの記録の保存場所

ローカル記録の保存場所変更

ローカル記録の保存場所を変更したい場合は、次の場所から変更できます。

① Zoomアプリを起動する。

② 右上の「歯車」アイコンをクリックする。

③ 開いた設定ウィンドウの左側「レコーディングしています」を選択し、ローカル録音の右側「変更」を選択すると、保存したい場所を変更できる。

ローカルの記録の保存場所

 

クラウド記録の保存場所と、議事録としての共有方法

クラウドの動画はZoomのWebサイトから確認することができます。

① ZoomのWebサイトにアクセスしログインします。Webサイトはこちら

② 左側「個人」の「記録」→「クラウド記録」の順で選択する。ちなみにここでローカル記録を選択すると、ローカル記録も確認可能。

③ クラウドで保存した動画が表示される。

④ ミーティングトピックにある、記録名をクリックする。 クラウド記録の保存場所と、議事録としての共有方法

⑤ ④で選択した記録の詳細が表示されるので、共有する場合は「共有可能リンクをコピーする」を選択する。これで、ホスト以外が動画を見るためにアクセスするURL等の情報がコピーされます。

ちなみにここでは、記録の「ダウンロード」と「削除」も可能。

クラウド記録の保存場所と、議事録としての共有方法

⑥ ⑤でコピーした情報を、例えば周知するためのメールの文面などに貼り付ける。

Gmailに貼り付けてみました。

受信者はこのメールにある「ミーティングの記録」からアクセスし、「アクセスパスワード」を入力すると記録を閲覧することができます。これで議事録として使用することが可能です。

クラウド記録の保存場所と、議事録としての共有方法

 

テキストの議事録を自動作成する

前項ではクラウドとローカル記録の保存先を解説しましたが、議事録として動画を共有するのではなく、まだまだテキストベースで議事録を共有してほしい方も多いはずです。

そうなると、動画をもう一度見直して少しづつ文字に起こしていく場合もあると思いますが、そんなことやってたら日が暮れてしまいます。

そこで、議事録作成の際に少しも「楽に」作成するために、スマホアプリの「Live Transcribe」を案内します。

安心のGoogleアプリ「音声文字変換 Live Transcribe」がなかなか使える

このアプリは、マイクから聞き取った音声を文字に起こしてくれる超単純なアプリです。

まだ難しい言葉は間違えたりしますが、このアプリを起動したまま会議に参加するのも良し。

アプリを起動したバックグラウンドで、クラウド記録、ローカル記録を再生するのも良し

会議の内容をどんどん文字に起こしてくれます。

テキストの議事録を自動作成する

こんな感じで読み取ってくれます。

テキストの議事録を自動作成する

GooglePrayでのインストールはこちら

最後に文字起こしした内容をコピーし、別のテキストに貼り付け、読み取れなかった部分を少し調整すれば議事録が完成しちゃいます。

議事録なんかに時間取られて残業なんて目が当てられませんからね。

仕事なんて早く終わらせて、のんびりしちゃいましょう。

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